Vaikka emme läheskään aina siinä onnistu, pyrimme Voipalla välttelemään ammattislangia (eli “jargonia”). Kuvailemme asioita mieluiten selkeällä suomen kielellä, kun siihen on mahdollisuus. Yksi toiminnallemme keskeinen sana kuitenkin etsii kuitenkin vielä hyvää suomennosta ja tulemme täten usein puhuneeksi fasilitoinnista. Mutta mitä kaikkea tämä monessa yhteydessä vastaantuleva sana tarkoittaa?

Tuo kysymys ja taannoinen vierailuluennointi Tampereen Yliopistolla innoitti avaamaan kokemuksiani hyvästä fasilitoinnista muutaman blogikirjoituksen verran. Aloittakaamme siitä, mitä itse termi pitää sisällään.

Yhteistyön helpottamista

Työn asiayhteydessä fasilitoinnilla viitataan yleensä erilaisten tapaamisten, palaverien, työpajojen tai muun yhteistoiminnan suunnitteluun ja järjestämiseen. Fasilitaattori on henkilö, joka auttaa muita saavuttamaan tavoitteensa esimerkiksi yksittäisen tapaamisen puitteissa. Itselleni se useimmiten tarkoittaa työtä, jolla autetaan ryhmää ihmisiä kommunikoimaan keskenään.

Useimmiten fasilitointi pitää sisällään tiettyyn tilaisuuteen valmistautumisen, puitteiden luomisen, sekä itse tapahtuman ohjaamisen. Tämä tarkoittaa kokonaisuuden katsomista, ryhmädynamiikan tarkastelua sekä myös paljon käytännön yksityiskohtia: aikatauluja, työkaluja, dokumentaatiota ja keinoja luoda keskusteluun rakennetta.

Fasilitaattori keskittyy prosessiin, eikä itse pyri tuottamaan sisältöä. Eli siinä missä fasilitaattorin vastuulla on työn tehon mahdollistaminen, itse lopputulema ja varsinainen sisältö on yleensä osallistujien käsissä. Omien kokemusteni mukaan tuo rajanveto on tietyissä tilanteissa kuitenkin melko hankalaa ja joskus jopa tarpeetonta, vaikka periaate onkin hyvä pitää mielessä.

Ulkopuolisuuden ilot

Usein ihmisryhmissä joku ottaa veto- ja valmisteluvastuun tilaisuuden käytännön asioista “luonnostaan” – ja hyvä niin. Nimetty ja erikseen roolitettu fasilitointi on kuitenkin usein erityisen tarpeellista silloin, kun yhteistä aikaa pyritään hyödyntämään mahdollisimman tehokkaasti. Tai silloin kun asia on luonteeltaan vähänkään monimutkaisempi. Molemmat näistä “ehdoista” täyttyy monessa työelämän tilanteessa.

Fasilitaattorin roolin voi ottaa jokin ryhmän jäsen ja joissain tilanteissa vastuut voivat olla myös kiertävät. On kuitenkin tiettyjä tilanteita, joissa täysin ulkopuolisen henkilön kutsuminen mukaan on erittäin antoisaa. Nähdäkseni ulkopuolisen fasilitaattorin käyttämisessä on kolme erityistä etua:

1. Ryhmädynamiikan maadoitus

Kaikissa ryhmissä vallitsee jonkinlainen dynamiikka ja se pitää sisällään joitain jännitteitä. Ulkopuolinen fasilitaattori auttaa parhaassa tapauksessa jo pelkällä olemassaolollaan jännitteiden purussa, olivat ne sitten luonteeltaan positiivisia tai negatiivisia.

Oman kokemukseni mukaan hyvä fasilitaattori seuraa ryhmän toimintaa, kysyy kysymyksiä ja mahdollistaa eri näkemysten esiintuomista. Tällöin esimerkiksi erilaiset valtasuhteet, aiemmat ihmisten väliset kokemukset, ennakkoluulot tai luontaiset ”keskinäiset kemiat” eivät estä asioista keskustelua. Ei fasilitaattorikaan toki taianomaisesti pysty poistamaan vallitsevia asetelmia, mutta ulkopuolisuudesta on kuitenkin apua ja osa kynnyksistä saattaa madaltua.

2. ”Tyhmät” kysymykset

Yksi itselleni antoisimmasta osista fasilitaattorin roolissa on lupa kysellä ”tyhmiä”. Ulkopuolisena en useinkaan tiedä käsiteltävästä asiasta paljoakaan, enkä tunne tapausten taustoja. Kysymällä ja pyytämällä osallistujia avaamaan asioita, fasilitaattori pystyy luontevasti varmistamaan, että jokin asia ei jää käsittelemättä vain siksi, että kaikki olettavat toisten tietävän mistä puhutaan. Usein tässä yhteydessä myös jokin itsestäänselvyydeltä tuntuva seikka nousee esiin tarkemman keskustelun ja pohdinnan kohteeksi.

Vaikka fasilitaattori voikin kyselemällä edesauttaa asioiden käsittelyä, ei osallistujien kuitenkaan kannata luottaa siihen, että oleellisia asioita osataan kysyä. Usein fasilitaattorina olenkin törmännyt tilanteeseen, jossa yksi kysymys johtaa toiseen oleellisempaan, kun ryhmän jäsenet avaavat jotain vyyhtiä vähäpätöiseltä tuntuvan langanpään kautta.

3. Mahdollisuus keskittyä

Usein ulkopuolisen fasilitaattorin käyttöä hieman arastellaan ajattelemalla, että sen roolin voi hoitaa joku jo osallistuvakin. Usein tuo rooli lankeaa jollekulle tilaisuuden kokoonkutsussa jo aktiivisesti toimivalle hahmolle. Tällöin kuitenkin on mahdollista ja todennäköistä, että kyseinen henkilö ei pysty vastaavalla tavalla keskittymään itse sisältöön vaan ajautuu miettimään prosessia.

Omissa kokemuksissani tilaisuudet hyötyvät usein huomattavasti siitä, että fasilitointivastuusta ”vapautuvat” aktiivit, tiimien johtajat tai projektien vetäjät ottavat osaa itse keskusteluun tasavertaisesti ja keskittyen käsiteltävään asiaan sen asemesta, että väijyisivät kelloa tai pitäisivät itse huolta keskustelun tasapuolisuudesta. Valtasuhteet eivät sotke asian käsittelyä ja samalla riski sille, että joku – mahdollisesti huomaamattaan – dominoi keskustelua pienenee huomattavasti.

Taidot ja kokemus

Fasilitointi itsessään on usein melko käytännönläheistä, omalta osaltaan paikoin jopa yksinkertaista toimintaa ja usein vähälläkin voi saavuttaa paljon. Kuitenkin vaikeiden, vieraiden ja monimutkaisten asioiden käsittelyssä laadukkaalla fasilitoinnilla voidaan saavuttaa merkittäviä etuja. Hyvällä fasilitaattorilla on tietynlaisen luonteenpiirteen lisäksi paljon taitoja, joita onneksi voi koko ajan kehittää (näistä lisää omassa kirjoituksessaan).

Siinä missä kannustan jokaista rohkeasti tarttumaan fasilitointivastuisiin, uskon kuitenkin että kyseessä on ammattitaito, jota tietyissä tilanteissa kannattaa hankkia ulkoa. Kokemus erilaisista tilaisuuksista voi jo itsessään edesauttaa juuri teille sopivien toimintatapojen ja keskustelutyylin löytämiseksi, tai vähintään se voi tuoda erilaista näkökulmaa jo totuttuun.

Käyn omiin kokemuksiini perustuen erilaisia fasilitaattorin osaamisia ja ominaisuuksia (sekä muutaman niksin) läpi sarjan kolmannessa kirjoituksessa, mutta ensi viikolla tutkailemme vielä erilaisia tilanteita, joissa eritoten fasilitaattorin roolia kannattaa pohtia.

Ensi viikkoon!

—

PS. Keksitkö paremmin sanan fasilitoinnille? Heitä viestiä Linkedinissä, kuulen mielelläni hyvät vaihtoehdot!