Fasilitaattori vaikuttaa työpaja- ja ryhmätyötilanteissa osallistujien keskinäiseen toimintaan monella eri tavalla ja tasolla. Tässä roolissa toimiessaan on hyvä tarkkailla toimiensa vaikutusta sekä suunnittelu-, että toteutusvaiheessa eri näkökulmista. Eräs työkalu tai muistilista, joka on kirittänyt omia aivosolujani matkan varrella on David Rockin(*) SCARF-malli, joka pyrkii kuvaamaan ihmisten sosiaalisten kanssakäymisten peruspilareita ja niihin liittyviä aivojen erilaisia palkitsemis- tai uhkatoimintoja
SCARF-lyhenne muodostuu englannin kielen sanoista Status, Certainty, Autonomy, Relatedness ja Fairness. Tehdäänpä keittiökääntäjän suomennosyritys ja avataan otsikoita.
- Asema (Status) – ihmisten suhteellinen tärkeys toisiinsa nähden
- Varmuus (Certainty) – tulevaisuuden ennustettavuus
- Itsehallinto (Autonomy) – hallinnan tunne tapahtumista
- Samaistuttavuus (Relatedness) – turvallisuuden tunne
- Reiluus (Fairness) – oikeudenmukaisen vuorovaikutuksen kokemus
Mallin taustalla on ajatus siitä, että aivomme käsittelevät sosiaalisia uhkia hyvin samaan tapaan kuin fyysisiäkin ja yhteistoiminnan kannalta on oleellista se, vaikutetaanko näihin peruspilareihin negatiivisesti vai positiivisesti.
1. Asema
Usein työpajaolosuhteissa pyritään mahdollistamaan avoin keskustelu ja tuomaan esiin mielipiteitä tai ajatuksia mahdollisimman monipuolisesti. Tilaisuuden ulkopuolella tai sen aikana osallistujien välille saattaa muodostua erilaisia status- tai asemaeroja. Tällaisia voi olla vaikkapa työpaikan hierarkian muodostamat tai tilaajan ja toimittajan väliset valtasuhteet, tai jännitettä voi muodostua vaikkapa puheenvuorojen voimakkuudesta.
Fasilitaattori voi vaikuttaa positiivisesti kunkin osallistujan aseman kokemukseen monella tapaa. Työpajan aluksi saattaa olla tärkeää kertoa yleisiä pelisääntöjä keskustelusta. Kertomalla ääneen sen, että jokainen mielipide ja puheenvuoro on tervetullut ja tärkeä, voidaan luoda tai vahvistaa perustaa keskustelulle. Seremoniamestarina fasilitaattori voi myös alleviivata avoimuuden merkitystä tilaisuuden hedelmällisyyden kannalta ja esittää tilanteen niin salliessa valtasuhteiden ”unohtamista” määräajaksi.
Myös keskustelun edetessä fasilitaattoin kannattaa tarkkailla ihmisten osallistumista ja reaktioita. Vaikuttaako joku osallistuja vetäytyvältä tai varovaiselta? Ottaako joku ilmatilaa haltuun? Voitko tasoittaa asemaeroja suuntaamalla kysymyksiä hiljaisimmille tai rohkaisemalla äänekkäämpiä kuuntelemaan?
2. Varmuus
Viestimällä tilaisuuden agendan ja tavoitteet etukäteen fasilitaattori voi luoda varmuutta jo hyvissä ajoin ennen varsinaista tapahtumaa. Samaa jämäkkää turvallisuuden tunnetta vahvistetaan kertomalla itse tilaisuuden aluksi ja aikana mitä on milloinkin luvassa ja mahdollisuuksien mukaan myös kauanko mihinkin osioon käytetään aikaa.
Systemaattisuus ja fasilitaattorin rauhallinen lähestyminen käsillä olevaan työhön auttaa luomaan osallistujille varman olon, jonka myötä itse asiaan on helpompi keskittyä. Tämä ei tarkoita kuitenkaan sitä, etteikö yllätyksiin kannata reagoida ja suuntaa muuttaa tarvittaessa radikaalistikin. Selkeys, johdonmukaisuus ja suorapuheisuus auttaa yllättävien tilanteiden käsittelyssä.
Yllämainittujen mekaanisten asioiden lisäksi fasilitaattori voi mahdollisuuksien mukaan pyrkiä myös luomaan kanssakäymisestä ennustettavaa ja varmaa. Varsinkin kiperimpien aiheiden käsittelyssä osallistujia saattaa ymmärrettävästi hermostuttaa epävarmuus toisten reagoinnista tai käytöksestä. Puhumalla etukäteen keskustelun sävystä ja siihen liittyvistä pelisäännöistä, fasilitaattori voi pyrkiä luomaan kommunikaatiolle reunaehtoja.
3. Itsehallinto
Fasilitaattori luo usein tilaisuudelle rakennetta ja pitää huolta siitä, että yhteinen aika käytetään hyödyllisesti. Usein kuitenkaan rooliin ei kuulu itse sisältöön puuttuminen, vaan hallinto siitä on syytä luovuttaa osallistujille. Fasilitaattorin kannattaa sanoittaa oma roolinsa selkeästi ja osallistujien vastuuta ja vapautta sisällöstä saattaa olla paikallaan korostaa työn edetessäkin.
Myös palautteeseen reagointi on tärkeä osa vuorovaikutteista hallinnan kokemusta. Jos tilanne näyttää vaativan muutoksia fasilitaattorin toimesta, niihin on syytä tarttua.
Osallistujien kokemusta itsehallinnosta tai esimerkiksi sitoutumisen tasoa käytävään keskusteluun tai päätöksiin voi myös kysyä hyvin suoraan tilaisuuden aikana. Mikäli ryhmä on isompi tai asia monimutkaisempi, voi olla paikallaan pysähtyä keskustelemaan asiasta, tai käyttää esimerkiksi jotain mekaniikkaa kokemuksen mittaamiseen.
4. Samaistuttavuus
Yhteenkuuluvuuden ja turvallisuuden tunnetta voidaan usein avittaa tilaisuuden alussa erilaisin jäänmurtajin. Usein tätä vaihetta vähätellään tai katsotaan pitkin nenän vartta ja työ saatetaan mieltää turhiksi leikeiksi tai puunhalailuksi. Vaivaannuttavaa tunnelmaa kannattaakin välttää, mutta ihmisten välisten muurien mataloittamista ei kannata vähätellä. Oikeanlainen lähestyminen löytyy usein parhaiten etukäteen osallistujat tuntevaa tahoa haastattelemalla.
Osallistujien inhimillisten ominaisuuksien esiintuonti auttaa samaistumaan ja vaikuttaa suoraan kommunikaation helppouteen. Joskus on paikallaan käyttää paljonkin aikaa tutustumiseen ja puhua hyvinkin pehmeistä tai vaikeista asioista, joskus taas riittää muutaman sanan ajatusten vaihto. Helpoimmillaan vaikkapa esittelykierroksen yhteydessä kysytty kysymys siitä, mikä on viimeksi saanut osallistujan innostumaan tai onnelliseksi voi auttaa löytämään paljon yhteistä joukon keskuuteen.
5. Reiluus
Fasilitaattorin työn näkökulmasta reiluus tarkoittaa eritoten puheenvuorojen ja vaikuttamisen mahdollisuuksien tasaista jakamista. Vaikuttaako siltä, että keskustelu etenee tasapuolisesti omalla painollaan, vai onko puheenvuoroja syytä jakaa – vaikkapa selkeästi järjestyksessä tai aikataulutettuina? Onko osallistujien helppo kertoa mielipiteensä ja haastaa toisten ajatuksia, vai voisiko esimerkiksi ideoiden esiintuonti anonyymisti vaikkapa liimalappuja hyödyntämällä auttaa reiluuden kokemuksessa?
Mieti myös etukäteen (mahdollisesti työn tilaajan kanssa), mitkä päätökset voidaan tehdä ryhmässä esimerkiksi äänestämällä ja mitkä vaativat toisenlaista lähestymistä.
Joskus ulkopuolisen fasilitaattorin on erittäin vaikea tietää onko keskustelun sisältö itsessään reilua vai ei. Tällöinkin kehonkielen tai puheen tarkkailu voi paljastaa piileviä kokemuksia ja epäillessä tätäkin kokemusta kannattaa rohkeasti kysyä. Omaa ulkopuolisuuttaan kannattaa käyttää myös rohkeasti hyväkseen esimerkiksi nostamalla kissa pöydälle ja keskustelemalla osallistujien kokemuksesta reiluuden suhteen. Mikäli aiheeseen liittyy jo etukäteen epäilyksiä, voi tilaisuuden aloittaa kysymällä asiaa osallistujilta vaikkapa anonyymisti “suljetulla lippuäänestyksellä” ja käsittelemällä tulokset yhdessä.
—
SCARF-mallin (josta taisi nyt suomeksi tulla helposti muistettava AVISR-malli) liittyy varmasti yhtä sun toista muutakin, mutta pitämällä otsikkotaso mielessä suunnitellessa voi tulla jo avittaneeksi tilaisuutta ja sen osallistujia hieman. Hyvä valmistautuminen on tärkeää työpajojen onnistumisen kannalta ja mallia kannattaa vilkaista muistilistan tavoin omaa toimintaa miettiessään.
—
*Myönnettäköön, että en tunne David Rockin tuotoksia tai töitä oikeastaan juuri lainkaan. Tämä australialaissyntyinen tohtorismies on perustanut komealta kalskahtavan NeuroLeadership Instituten ja on kirjoittanut teoksia mm. aivojen toiminnasta bisneskontekstissa, mutta minulla ei ole hajuakaan ovatko ne piinkovaa tieteellistä sovellusta vai huuhaata. Ehkäpä jonain päivänä hänen teoksensa päätyy Voipan lukupiiriin tutkailtavaksi, mutta tällä erää luistellaan uhkarohkeasti heikoilla jäillä.
