Viime kirjoituksessa pohdiskelin ulkopuolisen fasilitaattorin etuja, mutta minkälaisiin tilaisuuksiin sellaista hahmoa tarvitaan? Siinä missä uskon, että iso osa useamman kuin yhden ihmisen tilaisuuksista voisi hyötyä ulkopuolisesta näkökulmasta, on tiettyjä paikkoja, joissa erityisesti suosittelisin harkitsemaan erillisen fasilitaattorin hankkimista.
1. Uutta aloittaessa
Työelämässä tehtäviä kokonaisuuksia mielletään usein projekteiksi, hankkeiksi tai jollain lailla aikaan sidotuiksi kehitysvaiheiksi. Uuden äärellä ollaan myös muodostettaessa tiimejä, uusien asiakkuuksien käynnistyessa tai vaikka yhteistyön tapojen muuttuessa. Nämä hetket ovat usein erittäin merkityksellisiä ja oman kokemukseni tärkeyteensä siihen nähden usein harmillisen laiminlyötyjä nivelkohtia.
Olen ollut liian usein osallisena keskustelussa, jossa harmitellaan sitä, kuinka jokin asia olisi ”pitänyt heti alussa sopia”, ”ollut hyvä tietää jo silloin” tai ”pitänyt pohtia vähän tarkemmin ennen kuin alettiin hommiin”. Toisaalta olen nähnyt usein sen, kuinka hyvä pohjatyö vaikkapa tavoitteiden ja tekemiseen vaikuttavien ulkoisten tekijöiden tunnistamisessa on auttanut kaikkia osallisia toimimaan yksin ja yhdessä paremmin. Muistelen yhä lämmöllä erästä asiakasprojektin aloitusta, jossa asiakkaan edustajan suora puhe projektiin kohdistuvista paineista auttoi viikko toisensa jälkeen kaikkia puhaltamaan yhteiseen hiileen ja ymmärtämään eri tahojen motiiveja ja reaktioita, poistaen turhia oletuksia ja madaltaen kynnystä kysyä oikeita asioita.
Kun jokin hanke tai projekti alkaa, haluaisimme usein päästä nopeasti vauhtiin. Usein ennen itse asian aloittamista takana on jo paljon työtä, vaikkapa myynnin, tiimien kokoamisen tai entisten vastuiden siirtämisen merkeissä ja on varsin ymmärrettävää, että käsiä halutaan saveen mahdollisimman pian. Kuitenkin tässä piilee usein vaaran paikka: jaammeko kaikki ymmärryksen tavoitteista, vallitsevista reunaehdoista, laadun määritelmistä tai onnistumisen mittareista? Tavoitteet ja yhteistyön tavat on syytä määritellä selkeästi. Näiden tilaisuuksien järjestämisessä ulkopuolinen fasilitaattori on usein arvokas: perusteiden järjestelmällinen läpikäynti ilman taustatietojen tai eri tahojen paineiden tuomia oletuksia voi auttaa kaikkia osapuolia.
On myös huomattava, että tiimin henkilöiden tai ympäröivien olosuhteiden pienempikin muutos voi luoda tarpeen järjestää aloituspalaveri (tai “kickoff”). Nämä ”täydessä vauhdissa” vastaan tulevat nivelkohdat jäävät harmillisen usein huomioimatta, usein kiireen varjolla.
2. Jatkuvan kehittämisen tilaisuudet
Yksi parhaista – ja vähiten hyödynnetyistä – ohjelmistoprojektien minulle opettamista toimintatavoista on säännölliset tekemisen tavan kehittämiseen keskittyvät hetket. Kun teemme työtä intensiivisesti ja aikapaineessa, unohdamme usein tarkastella sitä, miten työskentelemme. Saatamme jopa tiedostaa kehitettävät asiat, mutta huomiot usein hautautuvat arjen haasteiden alle tai muutosten tekeminen vaatisi yhteistä paneutumista ja aikaa, jota ei ole helppo löytää. Retrospektiivi* on tilaisuus, jossa koko tiimi keskittyy sovitusti tarkastelemaan mennyttä ajanjaksoa ja keräämään oppeja tulevaa toimintaa kehittääkseen.
Siinä missä tietyissä ohjelmistokehityksen järjestelmissä retrospektiiveille on hyvinkin pitkälle kehityt mekanismit, on ajatus yksinkertaisuudessaan sovellettavissa oikeastaan kaikenlaiseen tekemiseen. Usein kuitenkin säännöllisyys arjen tiimellyksessä on haastavaa ja keskittyminen saattaa herpaantua. Tässä ulkopuolinen fasilitaattori usein auttaa.
Uskon, että jatkuvan kehittämisen mahdollistamiseksi jonkinlainen järjestelmällisyys on avaintekijä. Kun sovimme yhdessä pysähtyvämme tietyin väliajoin tutkailemaan yhteistä tekemistä, meillä on mahdollisuus tehdä muutoksia, jotka ovat riittävän pieniä jäädäkseen oikeasti elämään. Toisaalta sopivan tiivis säännöllisyys mahdollistaa kokeilut, jotka epäonnistuessaan eivät ole katastrofeja, vaan osa normaalia oppimista.
Ulkopuolinen taho, joka auttaa luomaan juuri tiimillesi sopivat tavat kehittyä ja joka säännöllisesti kysyy kysymyksiä ja haastaa käsittelemään asioita, voi olla elintärkeä pitkäaikaisen yhteistyön onnistumisen kannalta. Usein fasilitaattori voi myös auttaa luomaan ”perinteitä” ja alun käynnistysvaiheen jälkeen jättää systeemin pyörittämisen tiimille itselleen, tarvittaessa tukien ja sparraten. Usein tietyn ajan jälkeen hyvätkin yhteiset toimintatavat vaativat piristystä, jolloin taas fasilitointiin keskittynyt ulkopuolinen voi olla avuksi sparrikaverina.
3. Yllättävät ongelmatilanteet
Olemme kaikki varmasti työelämässä kohdanneet haasteita, joille ei tunnu olevan ilmeisiä ratkaisuja. Joskus kyseessä on tilanne, joka kertaheitolla muuttaa jotain oleellista, joskus taas jokin kalvava asia pikkuhiljaa muodostuu yhä isommaksi ongelmaksi tai hidasteeksi. Joskus itse ongelma on tiedossa, joskus taas pinnan alla kuplivat asiat aiheuttavat yllättäviä oireita.
Usein näissä tilanteissa sinnittelemme pitkään nostamatta kissaa pöydälle. Saatamme yksin tai tiiminä kehitellä mitä moninaisempia keinoja vältellä jotain käsittelyä vaativaa asiaa, tiedostaen tai tiedostamatta. Oli työkalut haasteiden selättämiseen sitten tiimin itsensä käsissä tai saavutettavissa ulkopuolisen tuen kautta, ensimmäisen askeleen ottaminen saattaa olla vaikeaa jo siitä syystä, että ongelmaa ei ole saatu tunnistettua tai käsiteltyä.
Omassa kuplassa asioiden tarkastelu on vaikeaa ja ulkopuolinen apu voi olla ainoa keino päästä eteenpäin. Haasteita käsiteltäessä ulkopuolinen fasilitaattori voi toimia peilinä ja palloseinänä, kaivaa ryhmästä esiin kysymyksiä, joille sillä itsellään on vastaukset.
—
Ylläolevat hetket ja tilaisuudet ovat oman kokemukseni mukaan selkeitä paikkoja ulkopuolisen fasilitaattorin avulle. Näiden lisäksi on kuitenkin paljon muitakin erilaisia tilanteita, joissa apu on tuonut selkeää lisäarvoa. Olen itse päässyt auttamaan esimerkiksi pitkän linjan strategiatyön suunnittelussa, kulttuurityön analysoinnissa ja jalkauttamisessa, konfliktitilanteiden purussa, hyvin yksityiskohtaisten prosessien suunnittelussa, tiimin virkistyspäivien järjestämisessä ja monenmoisessa muussakin mielenkiintoisessa tilanteessa.
Mikä sitten tekee hyvän fasilitaattorin? Pohditaan tätä ensi viikolla omassa kirjoituksessaan!
—
* Edellisessä kirjoituksessa tiedustelin ajatuksia ”fasilitaattori”-sanan suomenkielisempää versiota. Löytyisikö tällä kertaa parempaa vastinetta ”retrospektiiville”?
