Edellisissä kirjoituksissa pohdiskelin ulkopuolisen fasilitaattorin etuja, sekä tilanteita, joissa siitä on eritoten hyötyä. Nyt lienee hyvä aika pohtia hyvän fasilitaattorin ominaisuuksia ja taitoja.
Omalla työurallani fasilitointitaidoista on ollut hyötyä hyvin laaja-alaisesti. Tässä juttusarjassa olen keskittynyt erilaisiin tiettyjä tarkoituksia varten järjestettävien työpajojen fasilitointiin, mutta ainakin osittain samaa osaamista on ammennettu hyvin erilaisissakin tilanteissa, oli kyse sitten palvelujen muotoilusta ja käyttöliittymäsuunnittelusta, juhlien tai virkistyspäivien järjestelystä ja toteutuksesta, tai vaikka kahdenkeskisistä valmennustilanteista.
Asennoituminen rooliin
Tärkein onnistumisen edellytys on oma asennoituminen fasilitaattorin tehtävään. Kysy itseltäsi, missä roolissa aiot toimia ja mikä on sille roolille oleellista? Mikä on tärkeintä juuri nyt käsillä olevassa tilaisuudessa ja ryhmässä?
Ulkopuolinen vai osa tiimiä?
Useimmiten fasilitaattorina tehtäväsi on keskittyä keskustelun mekaniikkaan, mahdollistaa ja helpottaa yhteistä tekemistä. Neutraali asema voi vaarantua, mikäli osallistut keskustelun sisältöön tai tuot omia näkemyksiäsi käsiteltävästä asiasta voimakkaasti esiin.
Varsinkin itse huomaan usein keikkuvani roolien rajamailla ja muistuttavani itseäni omasta tehtävästäni muiden ajatusten esiintuonnin mahdollistajana.
Seremoniamestari
Fasilitaattorina olet vastuussa tilaisuuden etenemisestä ja fokuksesta. Joskus keskustelun ohjaaminen takaisin raiteilleen tai aikataulusta huolehtiminen saattaa vaatia sinänsä energisestikin vellovaan keskusteluun puuttumista. Tämä saattaa tuntua haastavalta tai jopa epäkohteliaalta. Vaikeissa tilanteissa on hyvä muistuttaa itseään siitä, että tämä kuuluu juuri sinun rooliisi. Uskalla siis puuttua ja johtaa tilaisuutta. Oman kokemukseni mukaan tästä osataan useimmiten olla kiitollisia (vaikka toki poikkeuksiinkin kannattaa henkisesti varautua).
Tarkista oma tilasi
Ajoittain (vai useimmiten?) tulee vastaan tilanteita, joissa kaikki suunnitelmat menevät uusiksi tai tilaisuus saa käänteen, johon on syytä reagoida nopeasti. Kuten muissakin vastaavissa tilanteissa, rauhallisuus on valttia. Kun toimit tilaisuuden vetäjänä, oma rauhallisuutesi tai rauhattomuutesi tarttuu osallistujiin helposti. Ja kun huomaat tilanteen katoavan hallinnasta, on aivan sallittua ehdottaa taukoa ajatusten kokoamiseksi ja uuden suunnitelman muodostamiseksi.
Myös omaa läsnäoloaan kannattaa tarkkailla ja tarvittaessa muokata. Minkälaisen vaikutelman välität, kun puhut seisaaltaan, entä istuessa? Minkälaisissa tilanteissa on syytä kerätä ryhmän huomio itseensä voimakkaalla äänenkäytöllä, koska taas on parempi vetäytyä taka-alalle tai keskustella yksilöiden kanssa? Milloin rentous ja huumori on paikallaan, koska taas on aika antaa toisten ottaa “lava haltuun”?
Valmistautuminen
Pelkkä asenne ei kuitenkaan riitä, vaan onnistunut fasilitointi vaatii hyvää suunnittelua. Varaa siis itsellesi hyvin aikaa valmistautumiseen. Itse varaan suunnitteluun vähintään yhtä pitkän ajan kuin itse tilaisuuteen, usein pidemmänkin. Jos vaikkapa työpaja kestää puoli päivää, kannattaa siihen valmistautumiseen varata toinen mokoma.
Tutustu osallistujien maailmaan
Haastattele tilaisuuden kokoonkutsuja tai tilaaja, jotta tiedät mitä tavoitteita yhteisellä ajalla on. Sinun ei tarvitse välttämättä ymmärtää kaikkea osallistujien maailmasta tai käsiteltävien asioiden sisällön nyansseja, mutta on hyvä ymmärtää heidän lähtökohtansa, haasteensa ja tilanteensa. Tiedätkö keitä osallistujat ovat? Mihin ajanjaksoon keskustelu mahdollisesti keskittyy? Onko pääpaino menneessä vai katsotaanko jo tulevaa? Minkälaisia ongelmia saatamme kohdata kommunikaatiossa? Mitä tietoa meillä ei ole?
Ajankäyttö
Koska käytettävissä on aina rajallinen aika, lähesty suunnittelua jo varhaisessa vaiheessa minuutit edellä. Kun itse tiedän tarpeeksi tulevasta tilaisuudesta ja olen muodostanut jonkinlaisen perusajatuksen siitä mitä sen aikana olisi syytä tehdä, siirryn hyvin pian suunnitteluvälineistä seksikkäimpään: exceliin.
Mietin paljonko aikaa on käytettävissä ja lohkon tilaisuutta osiin, laskien paljonko mihinkin osaan on suurin piirtein aikaa käytettävissä. Jos alkuperäinen ajatus on liian aikaavievä, sisältöä olisi syytä karsia.
On erittäin helppo sortua ylioptimismiin ajankäytön suhteen. Jätä siis suunnitelmaasi paljon pelivaraa ja huomioi osallistujamäärä. Jos rakenne ja sisältö sen sallivat, voit arvioida ajankäyttöä miettimällä kauanko yksi osallistuja saattaisi tarvita asiansa esittämiseen ja kertoa se osallistujamäärällä. Ja ehkä sitten kertoa tulos vaikkapa puolellatoista.
Mitä tehdään?
Varsinaiset tilaisuudessa tehtävät harjoitteet tai rakenteet on syytä pohtia tarkkaan. Vaihtoehtoja on monia ja inspiraatiota erilaisiin harjoituksiin ja malleihin voi hakea kirjallisuudesta, verkosta tai vaikkapa työkalujen pohjista (olemme käyttäneet nyt verkon yli järjestettävissä työpajoissa Miro-työkalua, jonka sivuilta löytyy suuri määrä yhteisön tekemiä pohjia inspiraatioksi eri tyyppisiin tilanteisiin.). Tärkeintä on suunnitella tehtävät asiat juuri kyseistä tilaisuutta varten.
Riippumatta siitä mitä teette, on tärkeää antaa osallistujille selkeät ohjeet. Itse kirjaan vihonkulmaan ylös muutaman ranskalaisen viivan asioista, joita pitää muistaa sanoa milloinkin: mitä tavoitellaan, mitä tehdään, miten työkalua käytetään, kauanko aikaa missäkin vaiheessa käytetään ja mikäli tehtävä on moniosainen, mitä tulee tapahtumaan.
Lopeta selkeästi
Kun käytettävissä oleva aika alkaa huveta ja osallistujat (sekä fasilitaattori) ovat työstäneet asioita intensiivisesti, on erittäin helppo sortua epämääräisiin lopetuksiin. Viime hetket ovat kuitenkin erittäin merkittäviä yleisen tunnelman ja jatkon näkökulmasta.
Pidä siis huoli, että käytät lopuksi lyhyen ajan kerrataksesi yhdessä tehdyt asiat ja seuraavat askeleet. Monessa tilanteessa pieni nipistys sisällöstä selkeän lopetuksen vuoksi saattaa olla erittäin tehokas vaihtokauppa.
Tekemällä oppii
Fasilitointi on parhaimmillaan erittäin antoisaa itse fasilitaattorillekin. Se on osaamista, josta uskon liki kaikkien hyötyvän jollain tasolla ja mikä parasta, se osaaminen kertyy tekemällä. Ota siis rohkeasti ote roolista ja kokeile erilaisia asioita. Muista myös pyytää palautetta (sekä tilaisuudesta ja sen hyödyllisyydestä, sekä fasilitoinnista) ja pysähtyä tutkimaan omaa toimintaasi jälkikäteen.
