Mitä me jaamme?
Avoimuus on teema, jonka pariin päädymme toistuvasti keskusteluissamme, eikä siksi ole ihmekään, että halusimme pohtia sen merkitystä yrityksemme kivijalassa hyvin perinpohjaisesti. Uskomme molemmat, että avoin ja rehellinen kommunikaatio on avainasemassa niin asiakastyön onnistumisissa, kuin myös oman terveen yrityskulttuurin ja rullaavan arjen luomisessa. Mutta voisiko avoimuus olla myös yritystoiminnan perustassa jollain tuoreemmalla tavalla? Mitä kaikkea voisimme jakaa?
Asiakkaiden asiat toki ovat luottamuksellisia ja pysyvät vain meidän välisinä, mutta omassa toiminnassamme on varmasti paljon sellaista, joka voisi olla julkista. Jos perinteinen yritysten viestintälogiikka perustuu julkisuuteen päätyvien tietojen valikoinnista ja muovaamisesta sopivaan asuun, voisimmeko me oletusarvoisesti tehdä kaikesta mahdollisesta avointa ja tehdä erillisiä päätöksiä vain hyvistä syistä vakan alla pidettävistä tiedoista? Ajatus tuntuu innostavalta kokeilulta, jonka tulokset ja todelliset hyödyt nähdään varmaankin vasta tulevaisuudessa.
Jo alustavien ja tavallaan melko idealististen keskusteluiden valossa vaikuttaisi siltä, että aiheesta riittäisi kirjoitettavaa ja pohdittavaa vaikka kokonaiseksi juttusarjaksi, mutta raapaistaan pintaa nyt alkuun talouden näkökulmasta.
Raha – kaikkein pyhin?
Suomalaisessa yritystoiminnassa rahasta puhumisella on usein erikoinen asema. Yrityksen taloudellinen tilanne ja siihen liittyvät yksityiskohdat tuntuvat olevan tarkoin varjeltu tieto, jonka viestinnän suhteen ollaan tarkkoja, niin ulkoisesti kuin usein myös sisäisestikin. Samalla kuitenkin tietyt taloustiedot ovat liki ainoita tietoja, joita yleisesti ottaen yrityksistä on julkisessa jaossa ”automaattisesti”, tilinpäätöksen kautta.
Suhtautumiseen on varmasti monia erittäin hyviä syitä. Taloudellinen tilanne viestii kylmän numeerisesti monesta yrityksen tai organisaation arkeen liittyvästä asiasta, eikä se yksipuolisesti riitä kertomaan kaikkea. Vaikka vakaus ja järkevästi hoidettu talous ovat varmasti myös tiettyihin asioihin oikeitakin mittareita, liittyy rahaan myös paljon mielikuvia ja tunnetason tulkintoja, jolloin numeroiden suhteen äärimmäinen avoimuus voi tuntua ahdistavalta tai jopa tuhoisalta.
Meille on tärkeää keskittyä siihen, että toimintaamme ohjaa auttaminen ja arvon tuotto, ei niinkään tuloksen tavoittelu tai varsinkaan se miltä toiminta näennäisesti vaikuttaa. Jotta voimme keskittyä oleelliseen, haluamme olla mahdollisimman läpinäkyviä myös asiakkaidemme suuntaan. Uskomme vahvasti arvoomme ja toiminnan tapaan, jolloin tuntui luontevalta kysyä, voisiko yrityksemme taloustilanne olla myös hyvin läpinäkyvä? Voisimmeko tarjota tiedon sitä haluaville mahdollisimman automaattisesti ja yksiselitteisesti?
Entä mitä hyötyä tästä tiedosta olisi, lukijalle tai meille? Olemmeko luotettavampi taho vai pelotammeko apua tarvitsevia asiakkaita pois? Näkyykö avoimuuden lieveilmiöt tarjoustyössä tai kilpailijakentän toiminnassa? Saammeko positiivista näkyvyyttä ja uskottavuutta? Jos ja kun joskus kasvamme, vaikuttaako tämä houkuttavuuteemme työyhteisönä? Onko isoin hyöty kuitenkin se, että meidän itse ei tarvitse erikseen miettiä asiasta tiedottamista tai sen julkisuutta, vaan voimme suunnata energiamme oikeaan työhön?
On myönnettävä, että vaikka meille taloustilanteen läpinäkyvyyden käsittely oli käytännön tasolla poikkeuksellisen helppoa – meitä on kaksi, pöytä on puhdas ja tililläkin aloittaessa tasan nolla euroa – vaati ajatuksen pureskelu silti omien uskomusten ja tunteiden purkua. Sekä paljon keskustelua. Kyseessä oli yrityksen talous, mutta samalla kuitenkin myös henkilökohtaiset raha-asiat. Kehtaisiko? Eihän näistä ole tapana puhua? Mitä nekin ajattelevat? Näiden kysymysten kanssa pallottelu oli jopa yllättävän hankalaa, vaikka olemme kumpikin tahoillamme pitäneet palopuheita niin palkka-avoimuuden kuin läpinäkyvän taloudenpidonkin teemoista.
Päädyimme kuitenkin avoimuuteen myös taloustilanteessa. Sovimme jo aiemmin, että kerran kuussa osana retrospektiiviä katsomme myös mennyttä ajanjaksoa taloustilanteen osalta. Täten takaamme, että olemme tasavertaisesti tietoisia missä mennään ja katse pysyy pallossa. Tämän keskustelun tuloksena syntyy dokumentaatiota taloustilanteesta, joka siirretään julkiseen jakoon sivustomme kautta.
Hinnoittelu
Unelmoimme hinnoittelumallista, joka olisi tiiviisti ja yksiselitteisesti kiinnitettynä asiakkaillemme luomaamme arvoon. Täydellisessä maailmassa voisimme kunkin hankkeen aluksi määritellä palkkiomme perustuen tavoitteisiin, jotka ovat mitattavissa ja muunnettavissa myös rahalliseksi hyödyksi asiakkaillemme. Käsittelemämme asiat eivät kuitenkaan ole luonteeltaan läheskään aina kesytettävissä tähän tarkastelutapaan, tai emme ainakaan vielä niin osaa tehdä. Uskomme, että ymmärryksemme kehittyy asiakkaiden kanssa keskustellessamme ja siihen asti olemme päättäneet keskittyä kehittämään laskutusmalliamme mahdollisimman läpinäkyväksi ja asiakaslähtöiseksi.
Koska uskomme vahvasti, että rahallisen palkkion tulisi olla liitoksissa arvontuotantoon, olemme luoneet palveluillemme “aikaansaantitakuun”. Yhteistyötä aloittaessamme sovimme yhdessä asiakkaidemme kanssa muutaman selkeän mittarin tai tavoitteen, joiden saavutuksia seuraamme. Ennen jokaista laskua keskustelemme asiakkaamme kanssa siitä, onko nämä tavoitteet saavutettu ja muokkaamme sovittua laskuamme sen mukaisesti: mikäli olemme saavuttaneet yhteisesti määritellyt tavoitteemme, palkkiomme on alunperin sovitun kaltainen. Mikäli taas emme ole saavuttaneet ihan sitä mitä tavoittelimme, puolitamme laskun. Ja niissä – toivottavasti harvoissa – tapauksissa, joissa emme ole lainkaan tyytyväisiä saavutuksiimme, emme lähetä laskua lainkaan.
Täten haluamme tuoda avoimuutta myös keskusteluun tavoitteista ja saavutuksista, sekä pitää myös itseämme samoin kuin asiakkaitamme vastuullisina siitä, että työllämme on arvoa.
Toinen tärkeä piirre hinnoittelussamme on sen yhdenmukaisuus: emme tule hinnoittelemaan työtämme eri tavoin asiakkaastamme riippuen. Tiettyjen organisaatioiden kanssa tehdyt työt tulevat olemaan monimutkaisempia tai työläämpiä kuin toisten, ja useimmiten tulemme varmasti keskustelemaan juuri kyseiseen hankkeeseen liittyvästä työn määrästä tapauskohtaisesti. Aikaan perustuva hintamme kuitenkin on kaikille sama.
Työtilanne
Kaltaisessamme yrityksessä hinnoittelumallin lisäksi työtilanne sanelee taloustilannetta. Koska uskomme myös erittäin vahvasti siihen, että voimme palvella asiakkaitamme parhaiten oman työtahtimme ollessa järkevällä tasolla, emme halua myöskään salailla työtilannettamme.
Avaamme kalenterimme ylätasolla, poistaen toki asiakastiedot myös tästä työkalusta. Toivomme tämän helpottavan asioiden aikatauluttamista ja toisaalta antavan totuudenmukaisen kuvan kapasiteetistamme.
Kaikki oman kalenterinsa kanssa tuskailleet varmasti tietävät, että pelkkä kalenteri ei kerro koko totuutta tai tee autuaaksi, emmekä usko tämän ratkaisun riittävän pitkässä juoksussa. Mutta ehkä ensiaskeleena tämä olkoon riittävä keino viestiä avoimesti työtilanteestamme.
Entä sitten?
Ylläolevat otsikot ottavat kantaa vain pieneen osaan arjesta ja ovat varmasti vasta ensimmäinen askel Voipa Oy:n avoimuuden tiellä.
Todelliset testit näille ja muihin muillekin periaatteilleimme tulevat varmasti käytännössä ja arvelemme, että joskus pitää tehdä kivuliaitakin valintoja myös tämän teeman parissa. Mutta toisaalta, jostain on aloitettava ja näiden periaatteiden auki kirjoitus “julkisesti” tuntuu oikealta ensiaskeleelta.
Samalla helpottavaa ja vähän kuumottavaakin. Niin kuin kai sen pitää ollakin.
