Pienistä puroista…
Kun me Voipalla puhumme kulttuurista, modernista johtamisesta tai vaikka tiimityön kehittämisestä, puhumme niin isoista kuin pienistäkin asioista. Perusteellinen, syvällinen ja keskusteleva kehityskaaren suunnittelu on tärkeää, mutta pienet arkiset teot ja yksityiskohdat ovat oleellisia muutosten aikaansaamiseksi.
Esimerkiksi tiimityötä kehittäessä on usein syytä puhua identiteetistä, tavoitteista ja johtajuudesta. Arjessa kuitenkin isot linjat muuttuvat todeksi usein pienten, kouriintuntuvien tekojen ja muutosten kautta.
Yksityiskohtien merkitystä pohtiessamme mieleen muistui erään viikkopalaverin kehitys. Tämän tietyllä tavalla hyvin pienen muutoksen roolia ei ole syytä korostaa liikaa, kyseessä kun oli kuitenkin vain yksi palaveri. Omalla tavallaan tämä esimerkki kuitenkin kuvaa hyvin sitä, minkä parissa haluamme myös työskennellä: isojen linjojen lisäksi haluamme vaikuttaa ihmisten arjessa tuntuviin käytäntöihin.
Huippuporukka, alitehoinen palaveri
Tämän kirjoituksen pääosassa on erään organisaation tiiminvetäjistä koostuvan tiimin viikkopalaveri. Olen yleensä hyvin varovainen tiimi-sanan kanssa, koska oman kokemukseni perusteella tulemme arkikielessä viitanneeksi “tiimillä” kaikenlaisiin työryhmiin, sidosryhmäkokonaisuuksiin ja epämääräisiin työporukoihin. Tässä yhteydessä uskallan kutsua tätä joukkoa tiimiksi, koska tällä porukalla oli omalla tavallaan yhteinen tarkoitus ja rooli yrityksen organisaatiossa, vaikka arjessa sitten kukin jäsen toimikin melko itsenäisesti, oman tiiminsä parissa. Palaveriin osallistui itse asiassa myös muita oleellisia hahmoja organisaatiorajojen yli, omalta osaltaan vahvistaen joukon yhteistä roolia.
Tiiminvetäjien joukko oli moninainen ja arjen haasteet vaihtelivat paljon. Esimiesroolin ohella kukin toimi asiakastyössä erilaisissa tehtävissä, maantieteellisesti oltiin hajallaan ja kokemus esimiestyöstä ja yrityksestäkin vaihteli huomattavasti. Ajoittain tiimin sisällä oltiin terävästikin erimielisiä tietyistä asioista ja haastettiin niin kollegoja kuin periaatteitakin, mutta aina selvästi yhteisen tavoitteen nimissä ja rakentavin tavoin. Tämä tiimi oli siis hengeltään hyvin yhtenäinen ja yhteistyöhaluinen. Joukossa vallitsi hyvin ilmeinen halu auttaa ja tukea tiimikaveria, sekä oppia ja jakaa oppeja.
Arjen vetäessä eri suuntiin oli yhteiseksi hetkeksi sovittu viikoittainen juttutuokio, joka oli muotoutunut ajan myötä agendattomaksi “kuulumisten vaihtamiseksi”. Usein tilaisuudessa jaettiin tärkeitä ajatuksia, mutta palautteen perusteella tuntui, että tilaisuus voisi olla arvokkaampikin.
Organisaatiomuutoksen yhteydessä sain kunnian toimia tämän tiimin esimiehenä ja yhtenä ensimmäisenä työnämme laitoimme porukalla tämän alitehoisen viikkopalaverin uuteen uskoon.
Systematiikka helpottaa ja varmistaa arvontuotantoa
Käytännössä muutokset olivat hyvin yksinkertaisia. Viikkopalaveriin liittyvä sykli toimi lopulta näin:
- Viikkopalaveri “sementoitiin” kalenteriin
Koska kyseessä oli luonteeltaan toistuva tapaaminen, se myös “pyhitettiin” sellaiseksi kalenteriin. (Vaikka allekirjoittaneen kutsusähläilyt virtuaalineukkareineen tulivatkin tiimille pian tutuiksi.) - Varsinainen sisältö kyselyllä
Viikkopalaverin vakioformaatin alussa oli tilaa mahdollisille yritykseen, yksikköön tai tiimiin liittyville “tiedotettaville” asioille, mutta pääasiallinen sisältö muodostettiin yhteisvoimin. Lähetin tiimille viikoittain kyselyn, jossa oli muutama kysymys koskien yleistä fiilistä, viikon hyviä ja huonoja hetkiä, sekä omia kokemuksia ympäröivistä asioista.Ennen tilaisuutta keräsin kaikki vastaukset esitysmateriaaliin, jonka avulla kaikki julkiset asiat käytiin yhteisesti läpi. Tämä “manuaalinen” vaihe oli minulle erittäin tärkeä: toimintamalli varmisti, että luin kaikki vastaukset läpi ja pyrin reagoimaan niihin tarvittaessa.
Kaikki tiimiläisten huomiot niin omasta fiiliksestä ja omaan työhön liittyvistä tapahtumista kuin työyhteisöön liittyvistä huomioista käsiteltiin palaverissa. Tätä kautta usein haasteisiin löytyi sparriapua ja uusia ideoita sekä kokemuksia jaettiin. Näin kerätty sisältö auttoi myös varmistamaan että tärkeät asiat olivat kaikilla tiedossa, eikä tiedonjako perustunut vain “ylhäältä alas” kulkevaan viestintään.
- Materiaali jaossa tilaisuuden jälkeen
Kaikki esitysmateriaali oli automaattisesti yhteisessä jaossa. Koska tiimi oli jo kohtuullisen kokoinen ja kaikki tekivät arjessa työtä niin asiakkaidensa kuin omien tiimiläistensäkin parissa, oli selvää, että kaikki eivät pääsisi aina jokaiseen palaveriin. Käydyt puheenaiheet olivat kuitenkin löydettävissä jälkikäteenkin, eikä huonoa omaatuntoa tai “fear of missing outtia” tarvinnut potea.
Tärkeimmät edut ja opit
Kuten huomaatte, käytäntö oli hyvin yksinkertainen, eikä pyörää tarvinnut tässäkään keksiä uudelleen. Kyse oli enemmänkin asioiden sopimisesta ja rakenteesta, joka luotiin yhteisten tavoitteiden nimissä ja toistuvan palaverin luonteen kirkastamiseksi.
Systemaattinen asioiden läpikäynti varmisti, että kaikki ajatukset tuli käsiteltyä. Etukäteen tehty kysely puolestaan piti huolen siitä, että puheenvuoro löytyi tilaisuudesta, jopa riippumatta siitä ehtisikö siihen itse osallistua.
Tärkeää oli myös omien henkilökohtaisten fiilisten jakaminen. Erilaisten tuntojen ja kokemusten säännöllinen käsittely auttoi osaltaan luomaan positiivista “avoimuuden kierrettä”. Hyviin ja huonoihin hetkiin löytyi myös toistuvasti tukea ja sparriapua.
Palaverin kokoonkutsujan (ja tiimiläisten esimiehen) näkökulmasta systematiikassa oli myös erittäin julkinen “juoni”: tilaisuuden laatu ei ollut riippuvainen minun ajankäytöstäni. Tiimiläiset itse toivat agendan tilaisuuteen, minun roolini itse tilaisuuden järjestämisen kannalta oli äärimmäisen kevyt, joka mahdollisti paneutumisen itse asiaan, kuunteluun ja ymmärtämiseen.
Säännönmukainen ja toistuva, yhteisvoimin rakennettu palaveri oli siis kevyesti ylläpidettävä ja keskittyi osallistujiensa näkökulmasta oleelliseen.
Kehitä jatkuvasti
Palaverin rakenne, sen sisältö ja luonne elivät kahden vuoden aikana jatkuvasti. Aina tasaisin väliajoin lisäsin kyselyyn kohdan, jossa pyydettiin palautetta itse tilaisuudesta. Silloin tällöin kokeiltiin uusia kohtia agendalle tai muokattiin kysymyksiä uuteen muotoon. Joskus jokin yleisempi kehitysteema sai vakipaikan palaverissa, joskus jotain jätettiin pois.
Tällaisten systeemien toimivuuden elinehto on sen jatkuva hoivaaminen, mutta kun mekaniikka itsessään on kevyt, ei muutoksetkaan siihen ole raskaita.
Ylläoleva kuvaus on tosielämän esimerkki yksinkertaisista ja pienistä muutoksista, joilla saattaa olla huomattavaa merkitystä yhteisen tekemisen sujuvoittamiseksi. Vaikka tämä palaverikäytännön säätäminen ei itsessään kovin mullistava älynväläys ollutkaan, herätti sen kertaaminen lämpimiä muistoja tiimityön hienoudesta. Vielä vuosienkin jälkeen olen hyvin kiitollinen upean porukan kanssa käydyistä avoimista ja syvällisistä keskusteluista. Ehkäpä tämä pieni arkinen yksityiskohta mahdollisti niiden hetkien tapahtumista edes hieman.
